Guide service public

Définition

Un document administratif est un document élaboré ou détenu :

• par une administration (État, mairie, établissement public),
• par un organisme privé gérant un service public (caisses de Sécurité sociale, Pôle emploi, office HLM....).

Exemples :

• dossiers, rapports et études,
• comptes rendus et procès verbaux,
• statistiques,
• directives, instructions et circulaires,
• notes et réponses ministérielles,
• avis et décisions.

Il peut également s'agir d'un enregistrement sonore ou d'un film.

Ne sont pas des documents administratifs :

• l'ensemble des actes de l'Assemblée nationale ou du Sénat (y compris les actes relatifs à leur organisation et fonctionnement),
• les documents à caractère juridictionnel (jugements, décisions des tribunaux de l'ordre judiciaire ou administratif, documents établis pour les besoins et au cours d'une procédure).

Quels documents administratifs sont communicables ?

En principe, vous pouvez obtenir communication de l'ensemble des documents administratifs achevés (dossiers, rapports, études, comptes-rendus...).

Les documents préparatoires sont également communicables dès l'intervention de la décision.

À savoir : les documents en matière d'informations sur l'environnement doivent être délivrés immédiatement, sans attendre que la décision finale ait été prise.

Les archives publiques sont également communicables. Le délai varie selon la nature des informations que contient le document demandé. Par exemple, l'accès aux registres de naissance et mariage de l'état civil est possible au bout de 75 ans., alors que les registres de décès sont immédiatement communicables.

Les documents administratifs non librement communicables (documents sensibles ou contenant des informations sur les personnes) sont accessibles dans un délai compris entre 25 et 100 ans.

Certains documents administratifs ne sont pas communicables :

• avis du Conseil d'État et des juridictions administratives,
• documents des juridictions financières (Cour des comptes, chambres régionales des comptes),
• documents d'instruction du Défenseur des droits,
• documents dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte au secret des délibérations du gouvernement, de la défense nationale, à la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique, à la monnaie et au crédit public.

Vous pouvez y accéder partiellement si les mentions "sensibles", ou protégeant le secret, peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

Les documents administratifs concernant une personne nommément désignée ne sont communicables qu'à celle-ci. ou à une personne mandatée par elle et agissant en son nom (par exemple, un avocat). Il s'agit des documents :

• dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée, au secret médical,
• qui portent une appréciation sur une personne nommément désignée ou identifiable,
• qui mentionnent le comportement d'une personne et dont la divulgation pourrait lui porter préjudice.

Un document administratif accessible au seul intéressé peut être, dans certains cas, communicable à une autre personne, si les mentions personnelles peuvent être masquées.

Demande d'un document

Vous devez faire une demande à l'administration ou à l'organisme privé chargé de la gestion d'un service public détenteur du document.

La demande peut être orale ou écrite. Il est utile d'envoyer un courrier (papier ou électronique) et d'en conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration. L'administration ne peut pas exiger de demande écrite.

Votre demande doit être précise afin que l'administration puisse identifier le document demandé.

Vous n'avez pas à motiver votre demande.

Une personne responsable de l'accès aux documents administratifs réceptionne les demandes de communication et les réclamations et veille à leur instruction. Sa désignation doit être portée à la connaissance du public (par exemple, sur le site internet du service).

Communication du document

Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document.

* Cas 1 : Transmission électronique

Vous pouvez accéder à un document administratif par courrier électronique et sans frais.

* Cas 2 : Courrier papier ou CD-Rom

Vous pouvez demander la reproduction du document, à vos frais, sur papier ou support électronique. Votre choix s'exerce dans la limite des possibilités techniques de l'administration (par exemple, format du document incompatible avec celui demandé).

Le coût dépend du support de transmission. Il ne peut excéder les tarifs suivants :

* Cas 3 : Consultation sur place

S'il s'agit d'un document sur support papier, vous pouvez le consulter gratuitement sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas.

La consultation est gratuite.

Réponse de l'administration

Accord

Si l'administration accepte votre demande de communication, elle doit normalement le faire dans un délai d'un mois.

Si votre demande porte sur plusieurs documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place. Les pages sélectionnées seront photocopiées et vous seront remises.

L'administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents.

Refus

L’administration peut rejeter, par décision motivée, votre demande de communication.

En cas de non-réponse pendant plus d'un mois, ce silence équivaut à un refus tacite. Vous pouvez alors saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (Cada), puis le tribunal administratif.

La saisine de la Cada est obligatoire avant celle du tribunal.

Saisine de la Cada

Démarche

À partir de la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration, vous disposez d'un délai de 2 mois pour saisir la Cada.

Vous pouvez saisir la Cada par lettre, télécopie ou courrier électronique, en indiquant votre identité et votre adresse.

Lettre type : Saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (Cada)

Vous devez préciser l'objet de votre demande, en joignant une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

La commission vous adressera un accusé de réception de la saisine.

La procédure est gratuite.

À savoir : la Cada n'est pas compétente pour l'accès aux archives publiques relatives aux minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (notaires, huissiers, avocats...).

Avis de la Cada

La Cada dispose, à partir de l'enregistrement de votre demande, d'1 mois pour rendre un avis sur la possibilité de vous communiquer le document.

La Cada n'est pas une juridiction, elle ne prend donc pas de décision. Son avis vous est notifié par courrier, ainsi qu'à l'administration mise en cause.

S'il vous est favorable, dans le mois qui suit sa réception, l'administration doit informer la Cada des suites donne à votre demande.

Si l'administration ne vous a pas répondu dans un délai de 2 mois, ce silence équivaut à une confirmation de son refus.

La Cada peut émettre un avis favorable ou défavorable à la communication du document.

Même en cas d'avis favorable, il est possible à l'administration de confirmer son refus. Les avis de la Cada ne sont pas contraignants.

Si l'administration ne vous communique pas le document malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de celle-ci, vous pouvez alors lancer une procédure contentieuse devant le tribunal administratif (ou le Conseil d'État si le refus émane d'un organisme national).

À savoir : la CADA ne communique aucun document elle-même. seule l'administration peut le faire.

Recours contentieux

Délais pour saisir le juge

Vous avez 2 mois pour saisir le juge administratif (Tribunal administratif ou Conseil d'Etat) à partir de la date de saisine de la CADA, c'est à dire la date d'enregistrement de votre demande par la commission.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Décision du juge administratif

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

S'il l'estime illégale, il peut annuler la décision de refus de l'administration. Dans ce cas, il peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d'Etat.